Fra udvælgelse til forberedelse: Få mest ud af din ordstyrer til næste event
At vælge den rette ordstyrer til din konference eller event kan være afgørende for, hvordan dine deltagere oplever arrangementet.
En ordstyrer er ikke bare en stemme, der guider publikum gennem programmet; en god ordstyrer kan transformere hele oplevelsen og sikre, at både publikum og talere føler sig engagerede og værdsatte.
Men hvordan vælger man den bedste ordstyrer, og hvordan sikrer man, at denne er ordentligt forberedt på opgaven? I denne artikel dykker vi ned i kunsten at vælge og forberede en ordstyrer, så dit næste event bliver uforglemmeligt.
At vælge en ordstyrer bør være en velovervejet beslutning, hvor flere faktorer tages i betragtning.
“Det er vigtigt at forstå, at en god ordstyrer kan tilføre dit arrangement en ekstra dimension, der går langt ud over det at lede opmærksomheden fra punkt A til B,” siger Karen Dich, journalist og ordstyrer fra Konferenceguiden.
Find den rette profil
At finde den rette ordstyrer er ikke en one-size-fits-all opgave. Det kræver en forståelse for eventets tema, publikums forventninger, og hvad du som arrangør ønsker at opnå. Karen Dich anbefaler at starte processen tidligt og overveje følgende:
– Er ordstyrerens stil i overensstemmelse med dit events tone? Overvej, om du har brug for en ordstyrer med en bestemt specialistviden eller en mere generel evne til at formidle og engagere.
– Hvad er ordstyrerens erfaring med lignende events? Erfaring kan spille en kritisk rolle i, hvor godt ordstyreren kan navigere i uventede situationer og holde programmet flydende.
Forberedelse er nøglen
Når du har valgt din ordstyrer, begynder den vigtige forberedelsesfase.
“En af de største fejl man kan lave, er at antage, at ordstyreren kan klare sig selv uden grundig forberedelse,” pointerer Karen Dich.
For at sikre, at ordstyreren er på linje med dit events formål og tone, er det en god idé at:
– Hold et forberedelsesmøde: Dette er din mulighed for at diskutere eventet i detaljer, inklusiv dets mål, publikum og eventuelle særlige ønsker eller forventninger.
– Udarbejd et detaljeret program: En klar agenda hjælper ordstyreren med at forstå arrangementets struktur og timing, hvilket er afgørende for at holde dagen kørende glat.
Faciliter effektiv kommunikation
Effektiv kommunikation mellem dig og din ordstyrer forud for eventet er afgørende.
“Sørg for, at ordstyreren har alle nødvendige oplysninger, inklusiv talernes baggrund og hovedpointer i deres oplæg,” uddyber Karen Dich. Dette forbereder ordstyreren til succes og sikrer, at de kan hjælpe med at fremhæve vigtige emner og styre debatten i den retning, du ønsker.
Herefter følger en liste over gode råd fra Karen Dich:
- Undersøg potentielle ordstyrere grundigt: Besøg https://konferenceguiden.dk for inspiration og information.
- Match ordstyreren med dit events energi: En dynamisk ordstyrer kan løfte energien, mens en mere eftertænksom type kan sætte tonen for dybdegående samtale.
- Prioriter forberedelse: Giv ordstyreren rigelig med information og forberedelsestid for at sikre en gnidningsfri afvikling.
- Planlæg tid til øvelse:*Hvis muligt, planlæg et øvegennemløb for at justere timing og tekniske detaljer.
- Giv feedback: Efter eventet, del din feedback med ordstyreren. Det er værdifuldt for både dig og dem for fremtidige arrangementer.
Inddragelsen af en dygtig ordstyrer kan uden tvivl løfte dit event til næste niveau. Ved at følge ovenstående råd og sørge for, at din ordstyrer er grundigt forberedt, kan du sikre, at dit arrangement ikke bare er effektivt, men også engagerende og mindeværdigt for alle deltagere.
Hvis du er på udkig efter flere ressourcer eller ønsker at leje en professionel ordstyrer, kan du besøge https://konferenceguiden.dk/ordstyrer for yderligere information og hjælp.
Her finder du gode ordstyrere med forskellige baggrunde og specialiteter, der kan tilpasses ethvert behov.
