I takt med at digitaliseringen skrider frem, står virksomheder over for et konstant pres for at optimere og effektivisere deres interne processer.
En af de mest betydningsfulde ændringer, som virksomheder kan foretage for at forbedre deres fakturerings- og betalingsprocesser, er implementeringen af EAN-fakturaer.
Dette blogindlæg vil udforske, hvad EAN-fakturaer er, deres fordele for virksomheder, og hvordan de kan revolutionere den måde, hvorpå virksomheder håndterer transaktioner.
Hvad er en EAN-faktura?
EAN står for “European Article Number”, men i konteksten af fakturering refererer det til en unik identifikationskode, der anvendes til elektronisk fakturering mellem virksomheder og offentlige institutioner.
En EAN-faktura er således en elektronisk faktura, der sendes gennem et netværk (ofte via en VAN-udbyder eller direkte integreret systemer), hvor EAN-koden sikrer, at fakturaen automatisk når frem til den rette modtager i modtagerens regnskabssystem.
Se også: Send EAN faktura
Fordele ved EAN-fakturaer
Effektivitet og tidsbesparelse
Ved at automatisere faktureringsprocessen reduceres den tid og de ressourcer, der traditionelt er brugt på manuel håndtering af fakturaer. Dette inkluderer alt fra oprettelse og afsendelse til modtagelse og bogføring.
Automatiseringen mindsker risikoen for fejl og forsinkelser, hvilket fører til en mere strømlinet proces.
Øget sikkerhed
EAN-fakturaer sendes gennem sikrede netværk, hvilket reducerer risikoen for tab, tyveri eller manipulation af data. Dette sikkerhedsniveau er især vigtigt i lyset af stigende cybertrusler og behovet for at beskytte følsomme finansielle oplysninger.
Bedre cash flow management
Hurtigere fakturerings- og betalingsprocesser bidrager til en mere forudsigelig cash flow. Virksomheder kan modtage betalinger hurtigere, hvilket giver bedre likviditet og økonomisk stabilitet.
Miljøvenlig
Overgangen til elektronisk fakturering bidrager til en reduktion i brugen af papir, hvilket ikke kun sparer omkostninger, men også understøtter virksomheders miljømæssige bæredygtighedsinitiativer.
Implementering af EAN-fakturaer i din virksomhed
For at implementere EAN-fakturaer kræves det, at virksomheden har et ERP-system (Enterprise Resource Planning) eller andet regnskabssystem, der understøtter elektronisk fakturering. Processen indebærer typisk følgende trin:
- Valg af en VAN-udbyder eller integrationsløsning: En VAN-udbyder (Value-Added Network) faciliterer sikker overførsel af EAN-fakturaer mellem forskellige parter. Alternativt kan integrationer direkte i ERP-systemer anvendes.
- Opsætning og konfiguration: Dette inkluderer oprettelse af EAN-lokationsnumre (GLN), som unikt identificerer hver entitet i faktureringsprocessen.
- Test og validering: Før fuld implementering er det vigtigt at teste systemet for at sikre, at fakturaer sendes, modtages og behandles korrekt.
- Uddannelse af medarbejdere: Sikre at relevante medarbejdere forstår den nye proces og de systemer, der understøtter elektronisk fakturering.
Fremtiden med EAN-fakturaer
Eftersom flere virksomheder og offentlige institutioner anerkender fordelene ved elektronisk fakturering, vil EAN-fakturaer sandsynligvis blive endnu mere udbredt.
Denne udvikling understøttes af lovgivningsmæssige krav i mange lande, der fremmer eller kræver elektronisk fakturering i offentlige udbud.
Ved at være på forkant med denne trend kan virksomheder ikke blot forbedre deres operationelle effektivitet, men også styrke deres compliance og konkurrenceevne.
Er din virksomhed klar til at tage skridtet mod elektronisk fakturering?
Implementering af EAN-fakturaer repræsenterer en betydelig mulighed for virksomheder til at forbedre deres faktureringsprocesser, øge effektiviteten og styrke deres miljømæssige profil. Med de rette værktøjer og strategier på plads kan virksomheder udnytte disse fordele og positionere sig stærkt i en stadig mere digitaliseret økonomi.
